Funciones del Auxiliar de Oficina

Gestionar documentos y archivos

El auxiliar de oficina tiene como prioridad la gestion de todos los documentos, archivos y otros materiales que la oficina considera relevantes. Esta tarea generalmente implica clasificar y organizar los documentos, realizar copias electronicas de archivos, archivar y almacenar documentos y seleccionar al material requerido para la oficina. Esta labor asimismo esta asociada con el manejo de correspondencia entrante y saliente, tales como faxes, emails y mensajería electrónica.

Además, el auxiliar de oficina puede ayudar a formular o chequear documentos correspondientes a solicitudes, informes, cartas y otros textos escritos, asegurando que los documentos se presenten de forma adecuada. Algunas veces esta labor requiere enviar documentos o compilaciones de documentos relacionados a un departamento u organización externa, lo que requiere un manejo excepcional de documentos y objetos oficiales.

En algunos sectores, el auxiliar de oficina puede requerir conocimiento sobre lenguajes de programación y aplicaciones de software particularmente diseñados para la gestión y administración de documentos. Estos programas generalmente se usan para llevar control de los documentos, registros y sistemas de archivos de la oficina.

Organizar reuniones o encuentros

El auxiliar de oficina también asume el papel de organizar eventos y/o reuniones. Esta labor es una combinación de habilidades administrativas e interactivas. Algunas tareas que puede realizar el auxiliar de oficina para la organización de eventos relaciona a confeccionar e impresionar invitaciones, descripciones, agendas, comunicados y cartas.

En la organización de cualquier reunión es de suma importancia que se tenga en cuenta el tiempo y los recursos disponibles, asi como la ubicación y la comodidad tanto de los participantes como de los invitados. Un auxiliar de oficina en este sentido se encarga de efectuar una adecuada planificación con el fin de disminuir los costos y optimizar los recursos.

Otra tarea que un auxiliar de oficina puede realizar es la búsqueda de información relacionada con el evento, recoger el material necesario para presentar e incluso el recibo y saludo de los invitados durante el evento. Esto demuestra su labor de cobijar al personal interno y externo que se dirija a la oficina.

Maniobras logisticas

Otra importante labor del auxiliar de oficina es la gestión de envios, recepción e inspección, lo que implica recibir materiales de terceros, enviar material o recibir e inspeccionar material de devolución. Esta labor requiere la preparación y envio de materiales por mensajero, estableciendo una ruta o calendario para el manejo de estos envios, asi como el registro de los mismos en los sistemas internos de la oficina.

De igual manera, el auxiliar de oficina realizara el mantenenimiento y mejora de equipos de oficina, tales como ordenadores, impresoras, teléfonos móviles y otros. Esto generalmente se realiza revisando y ajustando los equipos y/o conectándolos a un equipo intermedio para ejecutar instalaciones o actualizaciones, comprobando los sistemas de conexión y el hardware

Finalmente, el auxiliar de oficina también se encarga de gestionar los recursos o los materiales . Esto incluye el mantenimiento de inventario de los materiales oficina, como papeleria, artículos de limpieza y consumibles, así como el pedido del material necesario cuando esta requerido.

Gestionar reunicaoes

Los auxiliares de oficina tienen que realizar sesiones de reuniones durante el dia de trabajo. Estas reuniones pueden ser entre equipos internos, sesiones de formacion o presentaciones de proyectoN. Para asegurar que los resultados sean productivos y los asistentes queden satisfechos, el auxiliar de oficina se encarga de organizar la logistica: desde informar a los asistentes de los tópicos a abordar, hasta organizar catering y herramientas de fomacion.

Asimismo el auxiliar de oficina tiene que asegurarse de que la reunión se lleva a cabo de una manera profesional y eficiente. Para esto se debera elaborar y presentar temas o charlas, verificar presencias, hacer un seguimiento del tiempo y asignar notas a las reuniones y otros temas.

La organizacion y ejecucion adecuada de cada reuniones asegura que los objetivos se cumplan y los diferentes equipos laboralen se coordinen adecuadamente para el logro de los objetivos propuestos por la organización.

Realizar tareas administrativas

Los auxiliares de oficina también se ocupan de funciones administrativas en los departamentos de una oficina: desde el manejo de los registros de documentos de entrada & salida, hasta actividades relacionadas a controlar la documentacion y el seguimiento procedimental.

Asimismo el auxiliar de oficina puede ayudar a formular o chequear documentos correspondientes a solicitudes, informes, cartas y otros textos escritos, asegurando que los documentos se presenten de forma adecuada. Algunas veces esta labor requiere enviar documentos o compilaciones de documentos relacionados a un departamento u organización externa, lo que requiere un manejo excepcional de documentos y objetos oficiales.

Los auxiliares de oficina a veces tienen la responsabilidad de diferentes tareas relacionadas con la contabilidad, como procesar y chequar cargos y/o contabilizar facturas y pólizas de compra. Esto requiere concienzuda attention y copioso registros de información oriunda de la operación.

Coordinación con equipos externos

Como parte del trabajo de un auxiliar de oficina es fundamental la coordinación con los equipos externos. A veces esto incluye contactarla parte externa para comprobar el estatus de los proyectos y enviar informes informales al equipo externo para seguimiento. Esta labor asimismo abarca el contacto entre los miembros de la oficina y los equipos externos para aclarar los detalles de partes relacionados del proyecto, asi como la confirmación y rastreo de envio y recibo.

Por otra, el auxiliar de oficina también coordina los servicios asistentes o accesorios necesarios para suplir la instalación de equipos o la estabilización del sistema. Esto incluye el intercambio de información con terceros para verificar que el material necesario para su instalación y operación se encuentre presente. El auxiliar de oficina además podrá programar el calendario de la instalación y fijar plazos para su completado.

Finalmente, el auxiliar de oficina puede asumir el rol de dar soporte al equipo externo durante la implementación de proyectos. Esta labor incluye el acompañamiento y control de la implementación del proyecto, asi como la actualización del estado del mismo, para que los equipos responsables se mantengan informados.